准备数据源
通常会提前准备一个固定的数据列表，以便将这些内容排列在正确的位置以便在邮件合并中进行更改。数据源可以是收件人的姓名、地址或公司名称，以Word、Excel、Access上的电子表格格式排列并导出为CSV文件。

创建内容模板
首先，您需要确定要发送的内容形式：信件、信封、电子邮件或联系人。然后，您需要创建包含基本内容的正确消息传递框架，并确定从现有数据源中添加个性化内容的位置。

执行邮件合并和编辑
将数据源链接到邮件模板后，使用预览功能检查错误并在必要时进行编辑。如果您对预览满意，您可以完成邮件合并。即刻，一批内容相同但定制细节不同的文档将在短时间内发送到电子邮件地址。

在 Word 中使用邮件合并
使用邮件合并
设置文档格式
单击邮件并选择开始邮件合并。
选择分步邮件合并向导。邮件合并框现在出现在屏幕右侧。请选择您要创建的文档类型，然后单击“下一步：开始文档”继续。
选择文档
在选择起始文档部分，您可以选择使用当前文档或从现有文档开始。
继续选择下一步：选择收件人。
选择收件人
单击使用现有列表并选择浏览。
选择您准备好的数据源，它可以是Excel电子表格、Word文档、Access或任何其他数据文档的形式。
点击“打开”，屏幕界面上将出现邮件合并收件人对话框。您可以在此处选择添加或删除任何您不想使用的信息。
单击“确定”并继续选择“下一步：写信”。
写一封信并完成邮件合并
将鼠标悬停在要插入的位置上，然后单击“插入合并字段”，或者在要合并字段时选择“地址块”以插入收件人的姓名和地址，或选择“问候语”以将收件人的姓名插入消息的问候语中。
单击“确定”并选择“下一步：预览您的信件”。